Grevelingen 24
2105 ZG Heemstede
Maandag - Vrijdag
08:00 - 18:00
0612887773
info@vavia.nl

Continu Verbeteren proces zorgt voor betere resultaten

Continue verbeteren is 1 van de pijlers van Lean (zie House of Toyota op http://lean-wiki.nl/leanoverview/lean-filosofie/) en wordt Kaizen genoemd.

1. Wat is Kaizen

Stilstand is achteruitgang. En Charles Darwin zei “It Is Not the Strongest of the Species that Survives But the Most Adaptable”.

De technologische ontwikkeling gaan snel, marktomstandigheden zijn constant aan wijzigingen onderhevig en ook wetgeving wijzigt vaak.

Om op deze veranderingen in te spelen zijn er op hoofdlijnen 2 vormen:

  • innovatieprojecten die vaak veel geld kosten en langdurig zijn en
  • de tweede vorm is die van vele, vaak kleine, verbeteracties.

Het slagingspercentage van de grote projecten ligt al jaren rond de 30% en mede daardoor heeft de weg van continue verbeteren, frequente en vaak kleine verbeteracties, in veel gevallen de voorkeur. De slagingskans van kleine verbeteracties kent een gemiddelde slagingskans van 60%.

Kaizen zit diep in de Japanse cultuur geworteld, toch zijn er ook vele Westerse bedrijven succesvol zijn met Kaizen. Kaizen is een filosofie met als betekenis “veranderen ten goede” en vaak vertaald naar “continu verbeteren”. Een andere definitie is “uiteen halen en opnieuw in elkaar steken op een betere manier”. Datgene wat uiteen gehaald wordt is meestal een proces, een systeem, een product of een dienst.

Kaizen leidt tot Lean

Kaizen is het proces van continue verbeteren. Maar het woord Kaizen wordt ook gebruikt om een verbetersuggestie te benoemen en aan te pakken.

 

Om een correcte inschatting te maken van de opbrengsten en kosten van continu verbeteren hebben we een calculatie-model opgezet die je eenvoudig zelf kan gebruiken. Op basis van 7 vragen wordt berekend wat het resultaat is van continu verbeteren, uitgedrukt in euro.

Start de berekening

2. Continu verbeteren proces

Om succesvol te zijn in continu verbeteren (kaizen) zijn de ideeën van medewerkers nodig, de ruimte en support vanuit management en een helder proces.

Om succesvol in Kaizen te worden zijn 3 onderdelen belangrijk:

  1. het proces van verbetersuggesties genereren
  2. het proces van verbetersuggesties realiseren
  3. het proces van monitoren en leren
Lean Continu Verbeteren Toolbox

klik voor meer informatie over de Lean Toolbox

Onderdeel 1: Verbetersuggesties genereren

Het proces van continu verbeteren is op hoofdlijnen heel simpel: ideeën genereren, registreren, selecteren, realiseren en feliciteren. Maar er zijn wel een paar neteligheden: in het ideeën genereren zijn er voorwaarden nodig zoals vertrouwen; raken mensen hun baan kwijt?; gaan anderen met een ingebracht idee aan de haal? Daarom is Teamontwikkeling zo belangrijk en speelt de kwaliteit van leiding een belangrijke rol.

 

Een ander aandachtspunt is dat medewerkers goed moeten snappen wat de klant wil (Voice of the Customer / VOC) om zo te kunnen bepalen wat Verspillingen zijn of anders gezegd welke activiteiten geen waarde toevoegen voor de klant.

 

Ook moet duidelijk zijn waar het bedrijf naar toe wil, het zogenaamde True North. En wat de kernwaarden en strategie zijn. (Voice of the Business / VOB). En de laatste en zeker niet minst belangrijke is Voice of the Employee (VOE).

Verbetersuggesties kunnen in de dagstart genoemd worden of tijdens een speciale bijeenkomst zoals een workshop of brainstorm. Het lijkt erg administratief om elke verbetering vast te leggen, maar juist voor de moraal is het goed om zicht te hebben op hoeveel suggesties succesvol zijn gerealiseerd en bij voorkeur wat ze hebben opgebracht. Schematisch ziet het proces van verbetersuggesties genereren er als volgt uit.

Het is raadzaam om alle ideeën en suggesties te registreren hoe vreemd en onhaalbaar ze soms ook mogen lijken.

 

Als je denkt wat je altijd dacht

Zie je wat je altijd zag

Doe je wat je altijd deed

Krijg je wat je altijd kreeg

 

Onderdeel 2: Verbetersuggesties realiseren

Het realiseren van een verbetersuggestie vindt in teamverband plaats. Hier is diversiteit belangrijk, zodat vanuit meerdere invalshoeken gekeken wordt.

 

Afhankelijk van de inhoud van de verbetersuggestie is het verbeterteam klein of groot; bestaat het uit medewerkers van de eigen afdeling of ook andere afdelingen of ook leveranciers en klanten.

 

De duur is ook afhankelijk van de moeilijkheid en de urgentie. Indien gewenst kan een speciaal “Kaizen-event” plaatsvinden dat bijvoorbeeld 5 volle dagen duurt. Deze aanpak is bedoeld om direct wijzigingen in de procesgang en fysieke opstelling uit te testen en door te voeren.

 

Maar wat de aard en de doorloop ook moge zijn de aanpak bestaat altijd uit dezelfde 6 stappen:

Lean poster Kaizen

 

 

 

 

Op het eerste gezicht zijn de 6 stappen logisch en eenvoudig. Het moeilijke zit in de eerste 3 stappen daar de meeste mensen al snel in oplossingen en in acties willen denken. De tijd nemen voor een goede analyse om zo te komen tot de kern (rootcause) is voor veel teams best lastig. Het grote voordeel om in de eerste 3 stappen de tijd te nemen is dat er een juiste oplossing komt en niet een oplossing die achteraf of na verloop van tijd toch niet afdoende blijkt.

 

 

  1. Beschrijf het probleem
  2. Benoem wat het probleem is en waarom dit een probleem is. Dit lijkt vaak makkelijk maar een goede probleem-beschrijving kan best lastig zijn.
  3. Formeer het team om het probleem nader te verkennen en op te lossen
  4. Bedenk goed wat de klant verwacht en waarom het in de ogen van de klant een probleem is.

 

  1. Verzamel de feiten
  2. Ga op de werkvloer kijken en meten wat het probleem is. Maak een schets van het proces (in Lean heet dat een Value Stream Map) en voorzie dat proces van kengetallen.
  3. Het moeilijkste is in deze stap om nog niet in oplossingen te denken!

 

  1. Analyseer de feiten
  2. Analyseer de feiten en hierbij kan je gebruik maken van een zogenaamd visgraat-diagram, doorvragen (6xWaarom) of andere Lean-tools zoals genoemd in Hoofdstuk 6.

 

  1. Genereer oplossingen
  2. Bedenk als team wat mogelijke oplossingen zijn en kies de oplossing(en).
  3. Denk hierbij ook weer aan wat de klant wil/verwacht.

 

  1. Realiseer en implementeer
  2. Maak een plan en planning (Wie doet wat en wanneer), denk ook training en opleiding en communicatie over de voortgang. En aan het opstellen van werkinstructies.
  3. Vraag akkoord voor de uitvoering.
  4. Zorg dat de oplossing(en) gerealiseerd worden en in gebruik genomen worden.

 

  1. Borging
  2. Controleer of het probleem weggenomen is en zorg dat het niet meer terugkomt. Controleer niet alleen kort nadat probleem is verholpen maar controleer ook bv 3 maanden later. Stel bij indien nodig.
  3. Evalueer de aanpak en samenwerking en leer voor de volgende verbetering.

 

 

Met de voorgaande stappen doorloop je de zogenaamde PDCA-cyclus: Plan-Do-Check-Act.

 

De inhoud (scope) van een verbetersuggestie is veelal als volgt weer te geven:

onderdelen Lean verbeterproject

Om van de huidige situatie A naar de gewenste situatie B te komen moet niet alleen het werkproces aangepast worden. Het vermogen om te veranderen (denk aan de veranderbereidheid van medewerkers) zal ook nodig zijn om naar B te gaan. En binnen het team is ook ontwikkeling noodzakelijk om B te bereiken, denk aan de rol van leiding en mate van zelfstandigheid van de teamleden. Belangrijk is dat de kennis en kunde van medewerkers benut worden.

 

Bij procesontwikkeling kan trouwens ook een aanpassing in het IT-systeem van toepassing zijn.

 

Onderdeel 3: monitoren en leren

Het derde proces, na het genereren en realiseren, bevat het monitoren van de voortgang van de individuele verbeteringen maar ook hoeveel verbeteringen worden ingediend en succesvol worden gerealiseerd. Vanuit het monitoren kan geleerd worden: waarom is de ene verbeteractie wel succesvol en de andere niet. Waarom is het ene team wel actief met verbeteren en het andere minder.