ideeënbus continu verbeteren

Zo stimuleer je werknemers om mee te denken

Medewerkers zitten vaak vol goede ideeën die het bedrijf een stuk verder kunnen brengen. Menig bedrijf heeft daarom een (digitale) ideeënbus opgetuigd of een andere manier om ideeen van medewerkers te verzamelen.

Het succes hiervan verschilt per bedrijf volgens hoogleraar Innovatiemanagement Jan van den Ende (Rotterdam School of Management).

Innoveren: Hoe stimuleer je medewerkers?

Vertrouwen
Het stimuleren van medewerkers heeft veel te maken met vertrouwen bij medewerkers dat hun idee met respect wordt behandeld. En dat ze een idee mogen hebben wat niet in 1 keer 100% goed hoeft te zijn.

Terugkoppeling
Geen terugkoppeling geven over een ingebrachte idee is een absolute ‘not done’. Hierdoor daalt de motivatie enorm.

Proces
Verder is het van belang dat er een duidelijk proces is hoe een idee omgezet wordt tot een oplossing. Deze duidelijkheid remt niet de creativiteit, zoals sommige kunnen denken. Het geeft juist duidelijkheid en ruimte.

Coach
Er is een belangrijke rol voor een ‘coach’ weggelegd die medewerkers helpt, steunt en faciliteert bij de uitvoering van een idee.

Mocht je in de situatie zitten dat er te weinig ideeen van medewerkers komen overweeg dan om creatieve werkvormen uit te proberen, het Internet staat vol met voorbeelden of bekijk dit boek: 50 werkvormen voor creatieve sessies. Een norm van 1 verbeter-suggestie per medewerker per jaar is in de praktijk prima haalbaar.

Opvallend is het belang van sociale interactie

Uit onderzoek van Van den Ende is duidelijk geworden dat ideeën die werden gedeeld met een goede kennis die werkzaam was bij een andere afdeling het kansrijkst bleken.

“Een collega die elders in het bedrijf werkt, kijkt er met een andere blik naar en kan zo waarde toevoegen. Het is helemaal gunstig als het een collega is die je goed kent, omdat de communicatie dan beter verloopt en diegene meer geneigd zal zijn om serieus naar jouw idee te kijken.

Om de kwaliteit van de suggesties van jouw medewerkers verbeteren, adviseer jouw personeel dan om hun ideeën eerst te bespreken met een bekende elders in het bedrijf.”, zegt Van den Ende.

Ondersteuning van het continu verbeteren (Kaizen) proces

Een digitale ideeenbus is een handige oplossing om dit proces te ondersteunen. Het indienen van een idee is de start van dit proces. Daarna vindt de selectie (door het team) plaats en vervolgens de uitvoering.

Kijkend naar de bevindingen van hoogleraar Jan van den Ende dan moet een dergelijke IT-oplossing minimaal de volgende functies bevatten:

  1. collega’s die inhoudelijk kunnen reageren op ingebrachte ideeen, zodat een idee verrijkt wordt;
  2. collega’s die een ingebracht idee een “Like” kunnen geven of kunnen volgen (“Follow”), zodat het draagvlak voor een idee duidelijk is;
  3. en dat betekent dat alle ideeen transparant moeten zijn voor elke medewerker

Verdere voordelen van een dergelijke IT-oplossing is dat het een centrale vastlegging van kennis is over alle verbeteringen en dus over het gehele continu verbeteren proces. Kennis in de vorm van evaluaties (lessons learned of retrospective). Maar ook kennis over welk team de meeste verbeteringen genereert en realiseert. En kennis wat de gemiddelde waarde van een verbetering is en wat de gemiddelde doorlooptijd is.

Praktijkvoorbeeld van een digitale ideeenbus

In de praktijk werkt VAViA bij haar klanten met de COIMBEE-Toolbox als IT-hulpmiddel om het proces van Continu Verbeteren te ondersteunen. Deze web-based Toolbox zorgt voor meer verbeteringen en voor succesvollere verbeteringen.

“The place to Inspire, Collect and Track improvements”

In de simpele vorm is het IT-systeem perfect geschikt voor de vastlegging van verbeter-mogelijkheden plus de realisatie daarvan. In de iets uitgebreidere versie zijn andere mogelijkheden beschikbaar: dashboard, diverse rapportages, benoemen en bewaken van acties, vastleggen van documenten behorende bij een verbeter-mogelijkheid, koppeling met strategische initiatieven etc. Voor meer informatie zie https://www.coimbee.com/nl/

Betrokken medewerkers

De Coimbee-Toolbox zorgt dat medewerkers betrokken worden bij het bedenken, selecteren en realiseren van verbeteringen. De Toolbox ondersteunt de teammanager om de verbeterteams die onder zijn verantwoording actief zijn zodat verbeteringen succesvol worden gerealiseerd.