Continu Verbeteren: Hoe zorg ik dat dit blijvend is ?

Om te vernieuwen of te verbeteren zijn er 2 manieren:

• de weg van de grote en complexe projecten (die helaas niet altijd succesvol zijn);
• en de weg van Continu Verbeteren.

In dit artikel gaan we in op Continu Verbeteren en dan met name hoe zorg je dat er verbeter-suggesties blijven komen en dat deze succesvol worden gerealiseerd.

Beluister je liever dit artikel, dat kan via deze podcast.

8 tips voor blijvend Continu Verbeteren

1. dagelijkse werk EN verbeteren vraagt tijd

Van medewerkers wordt verwacht dat ze naast hun dagelijkse werk ook participeren in verbeterteams. Daarvoor moet dus tijd beschikbaar zijn. Op den duur is continu verbeteren een onderdeel van het dagelijkse werk.

2. zorg voor een heldere aanpak

In het begin is het participeren in verbeterteams nog wat onwennig. Een heldere aanpak zoals beschreven op de pagina zorgt dat verbeteren een gewoonte en routine wordt

3. opvolging

Indien er onvoldoende opvolging gegeven wordt aan ingediende verbeter-suggesties zullen medewerkers minder zin en vertrouwen krijgen in deze werkwijze. Kortom: ook al is er geen voorgang of besluit genomen, meld regelmatig de status bijvoorbeeld in een dagstart

4. vertrouwen

In het begin durven medewerkers nog niet zo makkelijk te benoemen dat er problemen of verbeter-mogelijkheden zijn. Val ik daar mijn collega mee af, is een mogelijke gedachte. Of doe ik mijn werk niet goed is een andere gedachte. Als leidinggevende ligt hier een belangrijke taak om dat vertrouwen te creëren.

5. succes vieren

Om het vertrouwen in het kunnen benoemen en realiseren van succesvolle verbeteringen te vergroten is van het belang om elk succes (hoe klein dan ook) te benoemen.

6. coach initieel (extern of leidinggevende)

Zeker bij de start moeten teams geholpen worden met de aanpak van verbeteringen. Dit kan de leidinggevende doen of een externe Lean Blackbelt.

7. registreer en rapporteer

Registreer elke verbeter-suggestie. Ook die niet nuttig lijkt, want wellicht blijkt later het belang. Een makkelijke manier is Excel, maar bij meer dan 200 verbeter-suggesties per jaar zal Excel gaan knellen en daarom zijn er steeds meer professionele software oplossingen die het proces van Continu Verbeteren ondersteunen.

8. verschaf zekerheid

Maak duidelijk dat verbeter-resultaten niet gebruikt worden om medewerkers overbodig te maken. Maak duidelijk dat het gaat om te groeien als organisatie en als individu.

“Het gaat niet om harder werken, het gaat om slimmer werken”

Beter Continu Verbeteren Toolbox

Om er voor te zorgen dat het proces van Continu Verbeteren blijvend is en het slagingspercentage van verbeteringen toeneemt is de Beter Continu Verbeteren Toolbox (BCV-Toolbox) de ideale oplossing.

Het is in de basis een registratie systeem van alle verbetersuggesties van alle teams. Door de uniforme vastlegging kan een eenduidige rapportage opgesteld worden. Maar de werkelijke toegevoegde waarde zit in de kennisdatabank die zorgt voor een hogere slagingskans van de verbetersuggesties. Lees hier meer over voordelen en de de financiele baten van de BCV-Toolbox.

Normen voor continu verbeteren

Terechte vraag is natuurlijk hoeveel verbeter-suggesties kan een team/afdeling bedenken en realiseren. Dit antwoord hangt sterk af van de kwaliteiten van de medewerkers EN leiding.

Bij Toyota is het aantal gerealiseerde verbetersuggesties per jaar 10 per medewerker ! Bij een organisatie van 250 medewerker zullen er bij de start zo’n 100 verbetersuggesties zijn en na 3 jaar zo’n 500 per jaar. Kortom door ervaring zullen medewerkers en teams zich bekwamen in het bedenken en realiseren van verbeter-suggesties.

Ter overweging: het benoemen van een hard doel voor wat betreft het aantal ingediende verbetersuggesties werkt wellicht minder goed dan het aanmoedigen, prikkelen en ondersteunen van medewerkers om met verbetersuggesties te komen.

Het is pas een echt probleem als mensen denken dat er geen problemen of verbeteringen meer mogelijk zijn.

Het doel van Continu Verbeteren

Het uiteindelijke doel van Continu Verbeteren (de Lean-term hiervoor is Kaizen) is natuurlijk meer waarde toevoegen aan de klant en meer plezier in het werk. En wat je zal merken is dat het bedenken en realiseren van verbetersuggesties ook bijdraagt aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en het team. Hierdoor draagt continu verbeteren ook bij aan een lerende en wendbare organisatie.

Kaizen leidt tot Lean

Om een correcte inschatting te maken van de opbrengsten en kosten van continu verbeteren hebben we een calculatie-model opgezet die je eenvoudig zelf kan gebruiken. Op basis van 7 vragen wordt berekend wat het resultaat is van continu verbeteren, uitgedrukt in euro.

Start de berekening